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宁波工程学院外事邀请和接待管理办法
2016-01-07 09:07  

 

宁波工程学院外事邀请和接待管理办法

 

 

第一条为促进学校的国际交流与合作,规范校内各单位的外事邀请和接待活动,根据国家有关政策法规和我校实际情况,特制定本办法。

 

第二条本办法中的“外事邀请和接待”系指邀请、接待国外团体或个人短期(指3个月以下)来我校进行专访或顺访,来访者以下简称外宾。

 

第三条学校所有涉外活动纳入统一管理,外事处(港澳台事务办公室,以下简称港澳台办)为归口管理单位。

 

第四条外事邀请

 

(一)外事邀请分为学校层面的邀请、学院或部门层面的邀请和个人层面的邀请三类。

 

(二)“学校层面的邀请”是指校领导或者外事处代表学校发出的外事邀请;“学院或部门层面的邀请”是指各二级学院或者职能部门领导代表各自单位发出的外事邀请;“个人层面的邀请”是指本校教职工发出的与其所承担的校内工作相关的外事邀请。

 

(三)学校层面的邀请由外事处收集相关材料并办理邀请手续。

 

(四) 学院、部门或个人邀请外宾来访需填写《宁波工程学院邀请外宾来校访问申请表》,提供被邀请对象的背景材料、详细的接待计划和由邀请人签名的邀请函,经学院或部门分管外事工作领导签署意见后,提交外事处。外事处负责人签署意见,并在5个工作日内反馈给申请学院、部门或个人。经学校批准后,申请单位或个人方可正式办理邀请手续。

 

(五)如外宾来访涉及签订合作协议,须填写《宁波工程学院签署校际协议申请表》,学院和相关部门签署意见后报外事处,并附上相关协议文本。如属学院层面的合作协议,须经学校领导授权,由学院负责人签署并将协议复印件交外事处存档。

 

(六)若国外团体或个人属在访问国内其它单位后顺访我校,则接待单位或者个人即使未向外宾发出书面邀请函,亦必须在外宾来访前10个工作日向外事处递交《宁波工程学院邀请外宾来校访问申请表》、被邀请对象的背景材料和详细的接待计划,在征得外事处批准后,方可接待其来访,否则,外事处不予以协助接待。

 

第五条 外事接待

 

(一)学校层面的外事邀请由外事处统筹安排接待活动,接待过程中如涉及座谈、讲学、参观等事宜,校内各单位应予以协助安排。

 

(二)学院或者部门层面的外事邀请由邀请单位负责接待,个人层面的外事邀请由申请人和所在单位协商安排接待工作,外事处予以协助。

 

(三)学院、部门或者个人外事邀请中如需外事处协助接待,需提前十天将详细的接待计划书面告知外事处。接待过程中如需校领导参加,由外事处出面邀请校领导。

 

(四)接待完毕后,接待单位或个人需将一份外宾来访总结、一篇报道(要求中英文稿)和相关照片电子文档统一交外事处存档。报道由外事处和宣传部审核后决定是否登载。

 

(五)外事接待中所涉及的具体项目,各相关单位应安排专人落实。

 

第六条接待费用

 

(一)接待费用包括外宾接待过程中发生的交通费、食宿费、旅游费、礼品费、翻译聘请费、讲课费等。

 

(二)学校层面的外事邀请,接待费用一般从学校外事接待经费中支出,但若外宾来访主要为了学院、部门或者个人的某个有经费来源的教学、科研、人才、中外合作办学等项目,则接待费用从学院、部门或者个人的相关项目经费中开支。

 

(三)学院或者部门层面的外事邀请,接待费用由邀请学院或者部门承担。

 

(四)个人层面的外事邀请,由申请人和所在学院或部门协商解决。

 

第七条注意事项

 

(一)邀请外宾来校的学院、部门或者个人应当按照“谁邀请,谁负责;谁接待,谁负责”的原则,做好日常管理和服务工作,确保外宾访问我校期间的安全。邀请单位或个人要对外宾的身份和来华事由的真实性负责,对其在华期间是否遵守我国法律法规进行监督,并承担由此邀请引发的相关法律责任。被邀请人在华从事违法活动或滞留,邀请单位或个人有义务协助有关部门查处并承担相关法律责任和遣返费用。

 

(二)来访人员在当地签证时如需“被授权单位签证通知表”,校内邀请单位须在来访人员来华前一个月填写《外国人来华签证申报表》并交至外事处,由外事处上报宁波市人民政府外事办公室办理相关手续。

 

(三)外国政要、外国驻华使(领)馆官员以及外国媒体记者来访,须由外事处按上级有关规定提前上报宁波市人民政府外事办公室。

 

第八条任何学院、部门或者个人在未征得学校同意的情况下擅自邀请或者接待外宾来访,该接待活动不计入年终该学院外事业绩考核,并且在此接待期间外宾发生的任何意外和法律问题由邀请或接待者负责,学校将进一步追究相关单位或者个人的行政责任。

 

第九条港澳台地区的团体或者个人的来访邀请和接待参照本办法。校内各单位邀请台湾人士来校访问或参加学术活动,须提前一个月向港澳台办提供来访人员资料,由港澳台办上报宁波市人民政府台湾事务办公室,获批准后才能邀请其来访。

 

第十条本办法自201411日起开始执行,由外事处(港澳台办)负责解释。

 

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